Die Installation der Sicherheitseinrichtung und die Registrierung der Kassa über Finanzonline mit Stichtag 31.3.2017 waren der erste Schritt in Richtung Umsetzung der neuen Anforderungen der Finanzverwaltung an Registrierkassen. Lesen Sie hierzu auch unsere Artikel \“Registrierkasse – Sanktionen bei Nichterfüllung der Pflichten ab 1.4.2017\“ und \“Registrierkasse: Noch 3 Monate bis zum verpflichtenden Manipulationsschutz.\“
Wir haben für Sie einen Überblick erstellt, welche weiteren Erfordernisse und Fristen ab 31.3.2017 im Zusammenhang mit der Registrierkasse in Ihrem Betrieb laufend zu beachten sind:
Zusätzliche Pflichtangaben auf dem Kassenbeleg
Neben den bereits bisher geltenden Mindestinhalten, müssen Belege, die mit einer elektronischen Kasse ausgestellt werden, ab 1.4.2017 zusätzlich folgende Angaben enthalten:
- Maschinenlesbarer Code (QR-Code)
- Kassenidentifikationsnummer
- Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
- Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
Gerne überprüfen wir für Sie, ob Ihr Beleg die erweiterten Mindestanforderungen erfüllt.
Signierung von Umsätzen in der Kassa
Jeder Barumsatz, Monats-, Jahres und Schlussbeleg muss elektronisch signiert werden. Dies erfolgt automatisch durch Ihr Kassensystem.
Auch Trainings- und Stornobuchungen sind zu signieren. Wichtig ist, dass solche Buchungen im maschinenlesbaren Code ausdrücklich als Trainings- und Stornobuchungen bezeichnet werden.
Erstellung und Signierung des Monatsbeleges
Der Monatsbeleg ist der jeweils letzte Beleg des Monats und ist ebenfalls zu signieren. Dieser Kontrollbeleg wird mit dem Betrag „Null“ Euro erstellt und muss zu jedem Monatsletzten im Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse gespeichert werden.
Falls Sie unsicher sind wie der Monatsbeleg in Ihrer Kasse zu erstellen ist, empfehlen wir Ihnen sich mit Ihrem Kassenhersteller in Verbindung zu setzen. Auch im Kassenhandbuch sollten Sie genaue Informationen dazu finden. Einige Kassen sind bereits so eingestellt, dass sich der Monatsbeleg automatisch selbst erstellt.
Erstellung und Signierung des Jahresbeleges
Mit Stichtag 31.12. ist der Monatsbeleg für Dezember zu erstellen. Dieser ist gleichzeitig auch der Jahresbeleg. Der Jahresbeleg ist zusätzlich auszudrucken, zu prüfen (wie der Startbeleg) und aufzubewahren. Die Aufbewahrung kann auch elektronisch erfolgen.
Sicherung des Datenerfassungsprotokolls
Ein wichtiger Schritt zur ordnungsmäßigen Umsetzung der Registrierkassensicherheitsverordnung ist die regelmäßige Sicherung des Datenerfassungsprotokolls auf einem externen Datenträger (z.B. externe Festplatte, DVD, USB Stick).
Das Datenerfassungsprotokoll muss zumindest vierteljährlich auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Wir empfehlen diese Speicherung monatlich im Rahmen des Monatsabschlusses mit dem Monatsbeleg durchzuführen.
Bei Kassenüberprüfungen durch das Finanzamt muss auch das aktuelle Datenerfassungsprotokoll ausgespielt werden. Wir empfehlen Ihre Mitarbeiter darauf einzuschulen, wie der Datenexport funktioniert.
Ausfall der Registrierkasse oder der Signaturerstellungseinheit
Bei einem Ausfall der Signaturerstellungseinheit oder Registrierkasse von mehr als 48 Stunden, muss der Ausfall innerhalb einer Woche beim Finanzamt gemeldet werden.
Grundsätzlich sind die Umsätze dann, mit einer anderen (funktionsfähigen) Registrierkasse zu erfassen. Ist keine andere Registrierkasse vorhanden und fällt nur die Signaturerstellungseinheit aus, so kann die Registrierkasse weiterhin zur Erfassung der Umsätze verwendet werden. Belege müssen dann allerdings gut sichtbar den Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ anstelle des Signaturwertes enthalten.
Fällt das komplette System aus, so müssen die Belege händisch erteilt werden. Die Zweitschriften der Belege sind dabei aufzubewahren. Bei Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse, sind die Einzelumsätze anhand der aufbewahrten Zweitschriften nach zu erfassen.
Die Nacherfassung darf dabei vereinfacht in Form eines Tagessammelbelegs erfolgen, sofern zumindest die laufenden Nummern des ersten und letzten händisch erstellten Belegs sowie die Summenbeträge aller betroffenen Belege zweifelsfrei hervorgehen.
Die Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse, ist dann wieder beim Finanzamt zu melden.
Bitte informieren Sie in diesem Fall Ihren Berater bei KPS. Wir überprüfen ob eine Meldung an das Finanzamt vorzunehmen ist und unterstützen Sie auch bei der Durchführung.
Ausscheiden einer Registrierkasse / Einsatz einer neuen Registrierkasse
Scheidet eine Registrierkasse aus Ihrem Betrieb aus, so muss ein Schlussbeleg (Nullbeleg) erstellt werden, welcher unbedingt aufbewahrt werden muss. Der Schlussbeleg ist der letzte Beleg der mit der Registrierkasse ausgestellt wurde. Das Ausscheiden der Kasse ist im Anschluss beim Finanzamt (via Finanzonline) zu melden.
Bei Anschaffung einer neuen Registrierkasse muss seit 1.4.2017 binnen einer Woche die Registrierung und Startbelegprüfung der Kasse vorgenommen werden.
Bitte informieren Sie beim Ausscheiden einer Registrierkasse sowie beim Einsatz einer neuen Registrierkasse Ihren Berater bei KPS. Wir helfen Ihnen bei den notwendigen Meldungen an das Finanzamt.
Für Fragen rund um die Registrierkasse sind wir sehr gerne erreichbar!