Betrüger und organisierte Kriminelle sind sehr anpassungsfähig und kreativ.
Wir leben in einer schnelllebigen Zeit und die derzeitige Krisensituation schafft zusätzliche Angriffsflächen. Es ist erforderlich, dennoch mit Besonnenheit und Ruhe bei der Prüfung einlangender Rechnungen/Mahnungen vorzugehen.
„Einen Fehler zu beheben ist aufwändiger, als ihn im Ansatz zu verhindern.“
Worauf Sie besonders achten sollten
Gefälschte Rechnungen/Mahnungen auf den ersten Blick zu erkennen, ist nicht immer einfach. Umso wichtiger ist es sich Zeit zu nehmen und die einzelnen Merkmale zu prüfen.
Insbesondere bei der elektronischen Übermittlung, die unseren täglichen Schriftverkehr bestimmt, sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Ist Ihnen der Absender bekannt?
Lassen Sie sich die E-Mail-Adresse des Absenders im Detail anzeigen. Oft weicht der angezeigte Name von der tatsächlich verwendeten Adresse ab.
- Was für ein Datei-Format hat der Anhang?
Der Dateianhang wird oft als Rechnung, Mahnung, Zahlungserinnerung tituliert. Diese Bezeichnungen sind gängig und klingen seriös. Dabei ist es jedoch wichtig sich die Dateiendung genau anzusehen. Finden sich darin etwa die Bezeichnungen \“.zip“, „.rar“, etc., ist Skepsis angesagt. Es liegt die Vermutung nahe, dass diese Dateien möglicherweise Schadprogramme enthalten.
- Wie ist der Begleittext formuliert?
Viele Großunternehmen lagern Ihre Buchhaltung ins Ausland aus und wählen Englisch als Geschäftssprache. Erhalten Sie dennoch eine E-Mail in deutscher Sprache und strotzt dieses vor Rechtschreibfehlern, ist dies ein mögliches Indiz für eine Betrugsabsicht. Sie erkennen eine nicht gerechtfertigte Mahnung daran, dass Betrüger oft bei Nicht-Zahlung mit Geldstrafen und Rechtsanwälten drohen. Der Umgangston ist ungewöhnlich harsch. Beim Inkasso-Betrug werden häufig überzogene Beträge genannt.
- Ist der Dateianhang für Sie plausibel und nachvollziehbar?
Führen Sie dennoch auch eine inhaltliche, genaue Prüfung durch. (Rechnungsmerkmale § 11 UstG)
- Wurde die fakturierte Ware/Dienstleistung wirklich bestellt?
Behalten Sie Ihre offenen Verbindlichkeiten im Auge! Führen Sie Ihre Bücher ganz genau. So können Sie sich vorm Betrug am besten schützen.
- Ist die Bankverbindung korrekt?
Um auf der sicheren Seite zu sein, verwenden Sie Ihr eigenes Verzeichnis der Bankverbindungen, anstatt die IBAN Nummer von der Mahnung einfach abzutippen. Treten Sie das erste Mal mit einem neuen Geschäftspartner in Verbindung, führen Sie eine Probeüberweisung durch und lassen Sie sich den Erhalt bestätigen.
Gerne helfen wir Ihnen, wenn Sie in Bezug auf Rechnungen/Mahnungen unsicher sind. Bitte leiten Sie uns derartige Emails aber nicht weiter, um die Verbreitung zu verhindern. Wir können dies auch telefonisch abklären.
Bleiben Sie rund um die Corona Krise auf unserer Spezialseite informiert.
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