Aufgrund der verschärften Kontrollen und Lohnabgabenprüfungen möchten wir Ihnen einen Überblick über typische Risiken und Fehler in der Lohnverrechnung sowie Tipps zu ihrer Vermeidung geben. Fehler in der Lohnverrechnung können
- hohe Nachforderungen der Dienstnehmer,
- Abgabennachzahlungen und
- Strafen
zur Folge haben.
Lesen Sie hier mehr zum Thema Freie Dienstverträge und Werkverträge.
Sie als Dienstgeber haften gegenüber den Behörden nicht nur für die richtige Abfuhr der Dienstgeberabgaben, sondern auch für die korrekte Entrichtung der Dienstnehmerabgaben. Diese Haftung kann Lohnabgabenprüfungen sehr teuer machen. Verschärfend kommt dazu, dass ein Regress gegenüber dem Dienstnehmer im Bereich der Sozialversicherung im Gegensatz zur Lohnsteuer grundsätzlich nicht möglich ist.
Sehr gerne beraten wir Sie individuell in einem persönlichen Gespräch, wie Sie Risiken in Ihrem Unternehmen vermeiden und Geld sparen können.
1. Lohn- und Sozialdumping
Seit 01.01.2015 betreffen die Lohnkontrollen mach den Lohn- und Sozialdumpinggesetz alle Entgeltbestandteile. Der Entgeltbegriff umfasst sämtliche Entgelte (inkl. Sonderzahlungen, ab 2016 auch Jubiläumsgelder), auf die Arbeitnehmer gesetzlich und kollektivvertraglich Anspruch haben. Es gibt wenige Entgeltbestandteile, die nicht erfasst sind (z.B Reisekostenersätze wie Diäten und KM-Gelder).
Umso wichtiger ist daher die korrekte Einstufung in die richtige Beschäftigungsgruppe und in das richtige Berufsjahr unter Berücksichtigung von Vordienstzeiten. Die Vorrückungen gemäß Kollektivvertrag sollten unbedingt beachtet werden.
TIPPS zur Vermeidung von Nachzahlungen, Strafen und Verfahrenskosten:
- Anmeldung der Arbeitnehmer bei der Gebietskrankenkasse immer vor DienstbeginnÜberprüfung der kollektivvertraglichen Einstufung und Entlohnung
- korrekte Einstufung von den Arbeitnehmern schriftlich bestätigen lassen (beispielsweise durch Unterschrift im Dienstvertrag)
- Führen von korrekten und nachvollziehbaren Aufzeichnungen
- Aufzeichnungen über Arbeitszeit und Urlaub lückenlos und zeitnah führen und von den Arbeitnehmern schriftlich bestätigen lassen
- Bezahlung des zustehenden Entgelts und zustehender Zulagen – auch für Nichtleistungszeiten wie beispielsweise für Urlaube, Krankenstände und Feiertage („Schnitte“)
Strafrahmen bei Unterentlohnung
- Sind von der Unterentlohnung maximal drei Arbeitnehmer betroffen, beträgt die Geldstrafe pro Arbeitnehmer EUR 1.000 bis EUR 10.000, im Wiederholungsfall EUR 2.000 bis EUR 20.000.
- Sind mehr als drei Arbeitnehmer betroffen, beträgt der Strafrahmen pro Arbeitnehmer EUR 2.000 bis EUR 20.000, im Wiederholungsfall EUR 4.000,00 bis EUR 50.000.
Werden im Zuge einer Kontrolle durch die Finanzpolizei Vergehen festgestellt, schreibt die Gebietskrankenkasse noch zusätzlich Beitragszuschläge vor:
- EUR 800 für den Prüfeinsatz
- EUR 500 für die gesonderte Bearbeitung für jede nicht vor Arbeitsantritt angemeldete Person
Für die Nichtvorlage von erforderlichen Unterlagen sind ebenfalls drastische Strafen vorgesehen.
Verlängerung der Verjährungsfrist
Die Frist für die Strafbarkeitsverjährung beträgt fünf Jahre ab Fälligkeit des letzten zu niedrig ausbezahlten Entgelts. Für Sonderzahlungen beginnt die Verjährung jeweils am Ende des Kalenderjahres.
Im Bereich der Strafverfolgung beträgt die Verjährungsfrist drei Jahre ab Fälligkeit des Entgelts. Bei durchgehender Unterentlohnung über mehrere Lohnzahlungszeiträume beginnt die Frist ab Fälligkeit des letzten zu niedrig ausbezahlten Entgelts.
2. Schnittberechnung für Urlaub, Krankheit und Feiertage
Der Arbeitnehmer hat während seiner Nichtleistungszeiten (Urlaube, Krankheit und Feiertage) Anspruch auf das Entgelt, das er bei Arbeitsleistung verdient hätte (=Ausfalls- oder Anspruchsprinzip).
Für welche Entgeltbestandteile sind Schnitte zu berechnen?
- Mehr- und Überstunden
- Leistungsbezogene Prämien
- Provisionen für regelmäßige Geschäftsabschlüsse
- Zulagen wie Erschwernis-, Gefahren- oder Schichtzulagen
- Schmutzzulagen
Aufwandsentschädigungen (Diäten, KM-Gelder) sind nicht zu berücksichtigen.
Lohn- und Sozialdumping
Werden für Nichtleistungszeiten keine Schnitte ausbezahlt und erfolgt die Entlohnung des Mitarbeiters exakt nach Kollektivvertrag oder ist die Überzahlung gegenüber dem Mindestentgelt gering, kann es auch zu einer Unterentlohnung kommen. Dies gilt vor allem für sv-pflichtige Entgeltbestandteile, auf die der Mitarbeiter gesetzlich oder kollektivvertraglich Anspruch hat.
Zusätzlich zur Abgabennachverrechnung sind daher auch die hohen Strafen des Lohn- und Sozialdumpinggesetzes zu beachten (Siehe Punkt 1).